Überwachung und Wartung

#Administration → Überwachung

Administration → Überwachung zeigt die Instanz live – alle 15 Sekunden aktualisiert, pausiert, solange der Tab im Hintergrund liegt:

• Zustand: Datenbank, Dateispeicher (mit Belegung des Datenträgers), S3-Spiegel, Sicherung, E-Mail, KI-Anbieter (erreichbar und Antwortzeit, höchstens alle fünf Minuten geprüft), Push-Relay (erreichbar, höchstens jede Minute geprüft, siehe Push-Benachrichtigungen), Hintergrunddienste und Aktualisierung. Jede Kachel führt zum zuständigen Bereich.
• Kennzahlen: fünf Kacheln in einer Reihe, jede mit Wert und kleinem Verlauf; Speicher, KI-Tokens und Fehler vergleichen mit dem Zeitraum davor, sobald er erfasst ist: Aktiv 24 Std. (dazu gerade aktiv und seit Mitternacht), Speicher (Veränderung in 7 Tagen, mit Belegung des Datenträgers), Zustellungen 7 Tage (dazu aufgegebene), KI-Tokens 14 Tage (zur Vorwoche) und Fehler 24 Std. (5xx, zum Vortag, mit Fehlerquote). Jede Kachel springt zu ihrer Karte.
• Diagramme: über die volle Breite Anfragen & Fehler (5xx) – 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tage, mit Anfragen pro Minute und p95-Antwortzeit –, darunter die Karten in zwei Spalten (auf schmalen Bildschirmen in einer): Aktive Personen je Stunde (7 Tage), Anmeldungen erfolgreich und fehlgeschlagen je Tag (14 Tage), Abgewiesene Anfragen, Speicher nach Art und die größten Arbeitsbereiche, Zustellungen (Webhooks, Push, E-Mail) je Tag und KI-Nutzung (Tokens je Tag und je Funktion). Jedes Diagramm zeigt beim Zeigen, Tippen oder mit den Pfeiltasten die Werte und hat Als Tabelle.
• Warteschlangen: was gerade auf Bearbeitung wartet – Suchindex, E-Mail-Warteschlange, Push-Zustellung, KI-Felder und KI-Suchindex, S3-Upload, Webhooks in Wiederholung.
• Ereignisse: Fehler, Warnungen und Hinweise der letzten 14 Tage, filterbar.
• Schnellzugriff: Jetzt sichern, KI-Anbieter prüfen, Warnungen prüfen, Testwarnung, der Weg zu Wartung & Hinweise und das Aktivitätsprotokoll als CSV.
• Darunter Hintergrunddienste, Instanz in Zahlen (Größe von Datenbank und Uploads, Versionen, Laufzeit, Demos …), Warnungen per Webhook und Statistik.

Im Einzelnen:

• Abgewiesene Anfragen: fehlgeschlagene Anmeldungen, Anfragen, die ein Limit mit 429 abgewiesen hat (Anmeldeversuche, Einladungen, KI, MCP, Formulare …), und anonyme Uploads über dem Tagesbudget (Formulare, Freigabelinks) – je Tag der letzten 14 Tage. Ein Anstieg deutet auf Angriffe oder zu knappe Grenzen. Die Zähler werden 35 Tage aufbewahrt und täglich aufgeräumt.
• Hintergrunddienste: letzter Lauf und letzter Fehler von Sicherung, Markdown-Export, KI-Hintergrundarbeit, Kalender- und Issue-Synchronisierung und LDAP-Abgleich; „aus“ heißt nicht eingerichtet.
• Speicher: Belegung nach Art und die größten Arbeitsbereiche mit Balken gegen das Kontingent (ab 80 % gelb, ab 95 % rot). Kontingente stellst du unter Administration → Arbeitsbereiche und Administration → Grenzen & Aufbewahrung ein.
• Zustellungen: zugestellte Webhooks, Push-Nachrichten und E-Mails je Tag; Wartendes, Aufgegebenes und die letzten Fehler stehen unter Warteschlangen. Von Webhook-Adressen erscheint nur der Host, nie Pfad oder Token.

#Statistik

Für die Diagramme zählt Flowplan Anfragen, Fehler und Antwortzeiten je Minute, aktive Personen je Stunde, Speicher je Tag und KI-Tokens je Funktion – nur Zahlen, ohne IP-Adressen, Pfade, Browserkennungen oder Namen. Wer aktiv war, steht nur für die laufende Stunde im Arbeitsspeicher, damit jede Person einmal zählt. Erfolgreiche Anmeldungen werden mit Zeitpunkt (ohne Person) gezählt. KI-Tokens stammen vom Anbieter, wo er sie meldet, sonst sind sie geschätzt (vier Zeichen je Token).

Ausschalten lässt sich die Statistik unter Administration → Überwachung → Statistik (Nutzungsstatistik erfassen) oder für die ganze Instanz mit FLOWPLAN_METRICS=off (siehe Konfiguration); dann ist der Schalter gesperrt. Statistik löschen entfernt alle gezählten Anfragen, aktiven Personen, Speicherstände, KI-Tokens und erfolgreichen Anmeldungen; die Zähler der abgewiesenen Anfragen bleiben.

#Warnungen per Webhook

Unter Administration → Überwachung → Warnungen per Webhook trägst du eine https://-Adresse ein (mit FLOWPLAN_WEBHOOK_ALLOW_PRIVATE=true auch http:// und interne Adressen) und wählst die Ereignisse:

Flowplan prüft alle zehn Minuten und sendet je Ereignis höchstens eine Nachricht pro Tag als POST mit JSON:

{ "event": "ops.storage_high", "title": "Speicher > 90 %", "detail": "Agentur: 93 %", "instance": "Flowplan", "url": "https://flowplan.example.org", "at": "2026-10-22T08:10:00.000Z" }

Die Kopfzeile X-Flowplan-Signature: sha256=<HMAC-SHA256 des Inhalts> ist mit dem angezeigten Signaturschlüssel gebildet, X-Flowplan-Event nennt das Ereignis. Test senden schickt sofort ops.test, Jetzt prüfen prüft außer der Reihe, Neuer Schlüssel erzeugt einen neuen Signaturschlüssel. Die letzten gesendeten Warnungen stehen mit Antwortcode darunter. Eine leere Adresse schaltet die Warnungen aus.

#Wartung & Hinweise

Unter Administration → Wartung & Hinweise stehen zwei Banner und die Banner zum Wegklicken. Der Hinweis für alle Personen – etwa „Ab Montag gilt die neue Ablage“ – bleibt, bis du das Feld leerst. Ein Wartungshinweis mit Text, Beginn und Ende erscheint ab dem Speichern allen angemeldeten Personen als Banner oben im Fenster – vor dem Beginn als „Geplante Wartung“, währenddessen als „Wartung läuft“, in Zeitzone und Sprache der jeweiligen Person. Nach dem Ende verschwindet er von selbst, auch in schon geöffneten Fenstern (sie fragen alle fünf Minuten nach). Jede Person kann den Hinweis für sich ausblenden. Hinweis entfernen nimmt ihn sofort zurück. Speichern und Entfernen stehen im Aktivitätsprotokoll.

#Banner zum Wegklicken

Für Neuigkeiten, die jede Person nur einmal sehen soll – etwa „Flowplan gibt es jetzt als App“ oder euer Discord-Server –, legt Neuer Banner einen Banner an, den jede Person sieht, bis sie ihn schließt oder seinem Link folgt. Danach erscheint er für sie nie wieder, auf keinem Gerät; wer Flowplan das nächste Mal öffnet, sieht ihn oben im Fenster.

• Inhalt: optionale Überschrift (fett), Text (höchstens 300 Zeichen) und ein optionaler Link mit eigener Beschriftung – eine https://-Adresse (öffnet in einem neuen Tab) oder eine Seite dieser Instanz (#… oder /…). Die Vorschau zeigt ihn beim Schreiben.
• Farbe: Hinweis (blau), Werbung (Akzent), Neuigkeit (grün) oder Wichtig (gelb).
• Wer und wo: alle Personen oder nur Administratoren; überall oder nur im Browser – dann nicht in der Desktop-App und den Apps, etwa wenn er für die Apps wirbt.
• Zeitraum: optional Ab und Bis; ohne Angaben gilt er sofort und bis du ihn beendest.
• Vorlagen füllen das Formular für die Apps (Link zu flowplan.org/download, nur im Browser) oder für Discord vor.

Die Liste zeigt jeden Banner mit Zustand (wird angezeigt, geplant, pausiert, beendet) und wie viele ihn geschlossen haben und wie viele dem Link gefolgt sind. Pausieren blendet ihn aus, ohne die Zahlen zu verlieren; Wieder anzeigen zeigt ihn allen noch einmal, auch denen, die ihn schon geschlossen haben; Löschen entfernt ihn samt Zahlen sofort für alle. Höchstens drei Banner erscheinen gleichzeitig, die neuesten zuerst. Anlegen, Ändern und Löschen stehen im Aktivitätsprotokoll.

#Speicherübersicht

Administration → Speicher & Sicherung zeigt in den Karten Sicherungen, Belegung und Inhalte:

• ob der S3-Speicher erreichbar ist, wie lange die Prüfung dauerte und wie viele Dateien noch warten,
• was lokal und was im Bucket liegt: Dateien nach Art (Bilder, Videos, Dokumente …) und die Aufteilung der Datenbank,
• wie viele Arbeitsbereiche, Seiten, Datenbanken, Einträge, Whiteboards, Dateien, Konten und Kommentare es gibt.

#Prometheus

Mit FLOWPLAN_METRICS_TOKEN (mindestens 16 Zeichen) liefert /api/metrics Kennzahlen: Größen, Warteschlangen, Suchrückstand, Speicher und Kontingent je Arbeitsbereich, flowplan_object_storage_pending und flowplan_build_info mit Version und Commit.

scrape_configs:
  - job_name: flowplan
    metrics_path: /api/metrics
    authorization:
      credentials: <FLOWPLAN_METRICS_TOKEN>
    static_configs:
      - targets: ["flowplan:3000"]

Ohne gesetztes Token ist der Endpunkt abgeschaltet. Dasselbe Token schaltet die Details von /api/health frei (siehe oben).