Projekte, Tickets und Sprints

Die meisten findest du im Menü … rechts in der Werkzeugleiste einer Datenbank: Datensatzvorlagen, Automationen, Workflow und Erledigt, Zeiten auswerten und Git-Anbindung.

#Ticketnummern

Eine Eigenschaft vom Typ ID (Ticketnummer) zeigt für jeden Eintrag eine fortlaufende Nummer wie WEB-123.

• Das Präfix wählst du beim Anlegen; es ist im Arbeitsbereich eindeutig.
• Nummern werden nie doppelt vergeben, auch nicht nach dem Löschen. Ein wiederhergestellter Eintrag behält seine Nummer.
• Im Text wird WEB-123 in jedem Dokument hervorgehoben: Beim Darüberfahren siehst du Titel und Status, ⌘/Strg-Klick öffnet den Eintrag. Das klappt auch für Text, der vor der ID-Eigenschaft geschrieben wurde.
• Die Suche findet Einträge über ihre Nummer, und Git-Commits können darauf verweisen (siehe unten).

#Unteraufgaben und Epics

Der Typ Übergeordneter Eintrag (Unteraufgaben) lässt Einträge unter einem anderen Eintrag derselben Datenbank stehen – etwa Epic → Story → Aufgabe. Schleifen lehnt Flowplan ab.

• Im Eintrag listet der Abschnitt Unteraufgaben alle darunterliegenden Einträge mit ihrem Stand; neue legst du dort direkt an.
• In Tabellen zeigt Ansicht → Unteraufgaben als Baum zeigen die Einträge eingerückt und auf- und zuklappbar.
• Fortschritt der Unteraufgaben ist eine eigene Eigenschaft: Sie zeigt den erledigten Anteil über alle Ebenen als Balken.
• Auf Boards entstehen Epic-Swimlanes mit Swimlanes nach und der Eigenschaft für den übergeordneten Eintrag.

#Wann ist ein Eintrag erledigt?

Sprints, Fortschritt, überfällige Einträge und „Meine Aufgaben“ müssen wissen, wann ein Eintrag erledigt ist. Flowplan erkennt das selbst:

• an einer Status-Auswahl mit einer Option wie „Erledigt“ oder „Done“,
• sonst an einer Checkbox „Erledigt“.

Unter … → Workflow und Erledigt legst du es fest, wenn es anders sein soll.

#Workflows

Im selben Dialog schaltest du Erlaubte Wechsel und Pflichtfelder festlegen ein:

• Erlaubte Wechsel: In der Tabelle „von (Zeile) nach (Spalte)“ nimmst du Haken weg, etwa „Offen → Erledigt“. Dann muss ein Eintrag erst „In Arbeit“ gewesen sein.
• Pflichtfelder: Ein Status braucht bestimmte Eigenschaften – z. B. „Erledigt nur mit Lösung“.
• Nur Verantwortliche: Manche Status setzen nur Personen mit der Rolle Verantwortlich der Datenbank.

Die Regeln gelten überall: in Tabelle und Board, bei Sammeländerungen, für Gäste und für die Git-Anbindung. Ein Wechsel, der nicht passt, wird mit einer Erklärung abgelehnt.

#Automationen

… → Automationen erledigt wiederkehrende Handgriffe nach dem Muster Wenn … nur wenn … dann …:

• Wenn: ein Eintrag erstellt wird, ein Eintrag über ein Formular kommt, sich eine Eigenschaft ändert (wahlweise auf einen bestimmten Wert) oder ein Datum überschritten ist.
• Nur wenn (optional): Bedingungen wie „Priorität ist Hoch“ oder „Zuständig ist leer“.
• Dann: Eigenschaften setzen oder benachrichtigen.
  • Werte für Eigenschaften können fest sein oder heute, jetzt, die auslösende Person oder der Ersteller lauten.
  • Benachrichtigt werden können die Person in einer Personen-Eigenschaft, der Ersteller, die auslösende Person oder ein bestimmtes Mitglied.

Vorschläge legen die üblichen Regeln mit einem Klick an:

• „Wenn Status → Erledigt, Datum setzen“,
• „Wenn die Fälligkeit überschritten ist, benachrichtigen“,
• „Neue Formular-Einträge zuweisen“.

Regeln lassen sich einzeln ausschalten.

#WIP-Limits

In einem Board legst du unter Ansicht → WIP-Limits eine Höchstzahl je Spalte fest, z. B. „In Arbeit: 3“.

• Der Spaltenkopf zeigt dann 2/3.
• Wird es mehr, ist die Spalte markiert.
• Mit sperren nimmt die Spalte keine weiteren Einträge an – egal, von wo sie kommen.

#Sprints

Eine Ansicht vom Typ Sprints (Backlog und Planung) plant Arbeit in Zeitabschnitten. Sprints einrichten legt beim ersten Mal die Eigenschaft „Sprint“ und den ersten Sprint an.

• Planen: Einträge per Drag & Drop aus dem Backlog in einen Sprint ziehen – oder über Verschieben nach, auch am Handy.
• Sprint: Name, Start, Ende und Ziel; + Sprint schließt den nächsten an.
• Starten und Abschließen: Beim Abschluss wählst du, wohin Offenes geht – in den nächsten Sprint oder zurück ins Backlog.
• Umfang messen in: Anzahl Einträge oder eine Zahl-Eigenschaft wie Story Points.
• Burndown: Der laufende Sprint zeigt die verbleibende Arbeit pro Tag gegen die ideale Linie.
• Velocity: Abgeschlossene Sprints zeigen, was geplant und was erledigt wurde.

#Zeiterfassung

Eine Eigenschaft vom Typ Zeiterfassung summiert die Zeit, die an einem Eintrag gearbeitet wurde. Optional zeigt sie daneben eine Schätzung aus einer Zahl-Eigenschaft in Stunden.

• Im Eintrag: Start und Stopp – jede Person hat höchstens einen laufenden Timer, ein neuer stoppt den alten.
• Nachtragen: Dauer als 45, 1:30 oder 1,5h, mit Datum und Notiz.
• Korrigieren: Eigene Einträge löschst du selbst; Verantwortliche können alle korrigieren.
• … → Zeiten auswerten: Stunden pro Person und Woche sowie Aufwand gegen Schätzung je Eintrag, auch als CSV.

#Git-Anbindung

… → Git-Anbindung verbindet die Datenbank mit GitHub, GitLab oder Gitea/Forgejo:

1. Git-Anbindung einrichten erzeugt eine Webhook-Adresse und ein Secret.
2. Im Repository einen Webhook mit beiden anlegen:
   • Content type JSON,
   • Ereignisse für Pushes und Pull bzw. Merge Requests. Die genauen Schritte stehen im Dialog.
3. Commits und Pull Requests, die eine Ticketnummer wie WEB-123 nennen, erscheinen im Eintrag unter Entwicklung.
4. „closes WEB-123“ (auch fixes, resolves, schließt, behebt) setzt den Eintrag auf erledigt. Das geschieht, sobald der Commit im Hauptbranch ist oder der Pull Request zusammengeführt wurde – über den Workflow und die Automationen der Datenbank.

Jede Anfrage wird gegen das Secret geprüft. Adresse und Secret sehen nur Personen, die die Datenbank bearbeiten dürfen. Neue Adresse und neues Secret macht die alten ungültig.

#Einträge aus allen Datenbanken

Meine Aufgaben → Einträge aus Datenbanken zeigt Einträge aus allen Datenbanken des Arbeitsbereichs in einer Liste. Standardmäßig sind das die offenen, die dir zugewiesen sind – über irgendeine Personen-Eigenschaft.

• Filtern kannst du nach Fälligkeit, Datenbank und Text.
• Als Ansicht speichern macht daraus eine eigene, persönliche Ansicht, z. B. „Alle meine offenen Tickets in allen Projekten“.

#Import aus Jira und Trello

Einstellungen → Daten → Aus Jira oder Trello importieren nimmt einen Jira-CSV-Export (alle Felder) oder einen Trello-JSON-Export.

Daraus entsteht eine neue Datenbank mit Tabelle und Board. Übernommen werden:

• Status bzw. Liste, Priorität, Typ, Labels, Termine und Story Points,
• Zuständige – als Personen-Eigenschaft, wenn alle Mitglieder sind,
• Checklisten und übergeordnete Vorgänge als Unteraufgaben,
• Beschreibungen als Inhalt und Kommentare als Kommentare,
• Anhänge als Links (die Dateien bleiben bei Jira bzw. Trello).