Arbeiten mit Flowplan
Datenbanken
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Einträgen mit Eigenschaften. Dieselben Einträge lassen sich als Tabelle, Board, Kalender, Timeline, Galerie, Liste, Feed, Diagramm oder Formular zeigen.
Datenbank anlegen
Neue Seite → Datenbank legt eine Datenbank mit einer Tabellenansicht an. Alternativ eine Vorlage verwenden, etwa „Aufgaben“ oder „Projekte“, oder eine CSV-Datei importieren (siehe Import, Export und Versionen).
Einträge
- Neu unten in der Tabelle oder oben rechts legt einen Eintrag an und öffnet ihn mit markiertem Titel – einfach lostippen, Enter speichert.
- Ein Klick auf den Titel öffnet den Eintrag als Seite: oben der Titel zum direkten Bearbeiten, darunter die Eigenschaften, darunter ein vollständiges Dokument mit demselben Editor wie jede andere Seite – samt Kommentaren, Versionsverlauf und gemeinsamer Bearbeitung.
- Oben rechts im Eintrag: wie er sich öffnet (als Dialog, in der Seitenleiste oder als ganze Seite – die Wahl gilt für dich in diesem Browser; die Voreinstellung der Datenbank ist mit „Standard“ markiert), der Stern für die Favoriten, das Schloss für die Rechte des Eintrags und die Regler für das Layout aller Einträge. Symbol und Cover erscheinen, wenn der Mauszeiger über dem Titel steht.
- Datensatzvorlagen geben neuen Einträgen Eigenschaften und Inhalt vor. Eine Vorlage kann Standard für neue Einträge sein.
- Mehrere Einträge auswählen (Kästchen links) und gemeinsam bearbeiten, duplizieren oder löschen – bis zu 500 auf einmal. Vorher sichert Flowplan einen Stand, der sich über den Versionsverlauf wiederherstellen lässt.
- Gelöschte Einträge liegen im Papierkorb der Datenbank und lassen sich zurückholen.
Eigenschaften
| Typ | Inhalt |
|---|---|
| Text, Zahl | Zahlen mit Format: Währung, Prozent, Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen |
| Datum | Mit oder ohne Uhrzeit und Enddatum, Zeitzone, persönliche Erinnerungen, Wiederholung |
| Auswahl, Mehrfachauswahl | Farbige Optionen, z. B. für Status oder Schlagworte |
| Checkbox, Checkliste | Abhaken; Checklisten mit mehreren Punkten und Fortschritt |
| URL, E-Mail, Telefon | Anklickbar |
| Person | Mitglieder des Arbeitsbereichs; Zuweisung benachrichtigt |
| Dateien | Anhänge und Bilder direkt am Eintrag |
| Relation, Rollup | Verknüpfung mit Einträgen einer anderen Datenbank und Berechnungen darüber |
| Formel | Berechneter Wert aus anderen Eigenschaften |
| Erstellt am/von, Bearbeitet am/von | Werden automatisch gepflegt |
Relationen, Rollups und Formeln sind unter Eigenschaften, Formeln und Rollups beschrieben.
Große Datenbanken
Tabellen, Listen und Galerien zeigen zuerst 100 Einträge; beim Scrollen folgen die nächsten 100, Gruppen und Board-Spalten haben Weitere anzeigen. Suche, Filter, Sortierung und Spaltenberechnungen gelten trotzdem immer für alle Einträge. So öffnen sich auch Datenbanken mit Tausenden Einträgen in Sekundenbruchteilen.
Filtern, sortieren, gruppieren
Jede Ansicht hat eigene Einstellungen:
- Filter mit UND/ODER-Gruppen, für Datumsfelder auch relative Zeiträume („diese Woche“, „letzte 30 Tage“), die sich täglich selbst aktualisieren.
- Sortierung nach mehreren Eigenschaften.
- Gruppierung nach fast jeder Eigenschaft (außer Dateien und Checklisten), mit bis zu fünf Ebenen in Tabellen und Listen; Boards zeigen die zweite Ebene als Zeilen (Swimlanes).
- Suche innerhalb der Datenbank, auch im Text der Eintragsdokumente.
- Spaltenberechnungen unter Tabellenspalten: Summe, Durchschnitt, Median, Minimum, Maximum, Anteile, früheste und späteste Daten und mehr.
Wiederkehrende Einträge
Datumsfelder lassen sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen. Kalender und Timeline zeigen die Wiederholungen; es bleibt ein einziger Eintrag. Eine einzelne Wiederholung lässt sich bei Bedarf als eigener Eintrag lösen.
Datums-Erinnerungen
Im Eintrag kann jede Person für jedes gefüllte Datumsfeld eine persönliche Erinnerung setzen – bei Uhrzeiten zum Termin oder 5 Minuten bis 1 Woche vorher, bei ganztägigen Daten am Tag oder 1, 2 bzw. 7 Tage vorher um 09:00. Erinnerungen erscheinen im Posteingang und als Push-Nachricht und ändern den Eintrag nicht.
Rechte pro Eintrag
Über das Rechte-Symbol oben im Eintrag lässt sich ein Eintrag über die Rechte der Datenbank hinaus einschränken:
- Rechte wie Datenbank: Standard.
- Schreibgeschützter Eintrag: nur die Verwaltenden (Seiteneigentümer und die Person, die den Eintrag angelegt hat) und ausdrücklich Freigegebene ändern ihn.
- Privater Eintrag: nur Verwaltende und Freigegebene sehen ihn.
Freigaben an Personen oder Gruppen gehen nie über die Rolle an der Datenbankseite hinaus.