Kontakte

#Kontakte-Datenbank anlegen

Neue Seite → Datenbank → Kontakte. Die Datenbank bringt mit:

Dazu die Ansichten Alle Kontakte (Liste, nach Nachname sortiert), Tabelle, Geburtstage (Kalender) und Galerie. Einträge öffnen als ganze Seite.

• Name: Ein neuer Eintrag heißt „Neuer Kontakt“. Tippst du einen vollständigen Namen in den Titel („Anna Maria Schmidt“), füllt Flowplan Vor- und Nachname (das letzte Wort ist der Nachname). Änderst du Vor- oder Nachname, folgt der Titel – bis du ihn selbst anders schreibst, etwa „Dr. A. Schmidt“.
• Geburtstage wiederholen sich jährlich: Der Kalender „Geburtstage“ zeigt sie jedes Jahr, mit Alter auf der Kontaktkarte.
• Für KI gesperrt: Kontakte sind personenbezogene Daten. Neue Kontakte-Datenbanken sind deshalb für die KI gesperrt; wer die Seite verwaltet, kann das aufheben. Wer die Kontakte sieht, bestimmen wie immer die Rechte von Bereich und Seite (und, falls gesetzt, Rechte pro Eintrag).

#Die Profilseite

Oben steht die Kontaktkarte: Foto (oder Initialen), Position und Firma, anklickbare Knöpfe für E-Mail (mailto:), Telefon und Mobil (tel:), die Adresse mit Link zur Karte (OpenStreetMap) und der Geburtstag. Rechts lädt ⤓ den Kontakt als vCard herunter. Darunter folgen die Eigenschaften zum Bearbeiten und das Dokument für Notizen – mit allem, was der Editor kann.

Das Foto ist das Symbol des Eintrags: Symbol ändern → Bild setzt eines, beim vCard- oder LDAP-Import kommt es mit.

Die Kontaktkarte ist eine Einstellung des Layouts: Layout anpassen (Regler im Eintrag) → Kontaktkarte oben. So bekommt auch eine bestehende Datenbank eine Kontaktkarte, wenn sie Eigenschaften mit den Kennungen firstName, lastName, company, email … hat.

#Kontakte erwähnen

Mit @ im Text findest du Kontakte wie jeden anderen Eintrag. Fährst du über die Erwähnung (oder tippst sie an), zeigt eine Karte Name, Position, Firma, E-Mail und Telefon – E-Mail und Telefon sind direkt anklickbar – und Profil öffnen. Die Karte zeigt nur, was du lesen darfst.

#vCard importieren und exportieren

Das Adressbuch-Symbol in der Werkzeugleiste der Datenbank öffnet das Menü Kontakte:

• vCard importieren (.vcf): Dateien aus Apple Kontakte, Google Kontakte, Outlook oder Thunderbird, vCard 2.1, 3.0 und 4.0, beliebig viele Kontakte je Datei (bis 5 MB). Name, Firma, Position, erste E-Mail, Telefon und Mobil, (geschäftliche) Adresse, Geburtstag, Kategorien als Tags, die Notiz als Text des Eintrags und eingebettete Fotos (JPEG/PNG bis 256 KB) werden übernommen. Fotos über einen Link lädt Flowplan nie nach. Eine Karte, die aus dieser Datenbank exportiert wurde, aktualisiert ihren Eintrag statt einen neuen anzulegen.
• Alle als vCard exportieren oder – bei ausgewählten Einträgen – Auswahl als vCard exportieren: eine .vcf-Datei (vCard 3.0) mit Notiz und Foto. Einzelne Kontakte über ⤓ auf der Kontaktkarte. Exporte enthalten nur Einträge und Eigenschaften, die du lesen darfst, und erscheinen im Sicherheitsprotokoll.

#Als Adressbuch abonnieren (CardDAV)

Kontakte → Als Adressbuch abonnieren (CardDAV) macht die Datenbank zu einem Adressbuch in Apple Kontakte, Thunderbird oder DAVx⁵ (Android) – nur lesend: Änderungen machst du in Flowplan.

• Zugang einrichten zeigt Server, Benutzername und ein Passwort, das nur einmal angezeigt wird, dazu die Adresse des Adressbuchs. Neues Passwort erzeugen oder Zugang beenden beendet den alten Zugang.
• Auf iPhone, iPad oder Mac einrichten lädt ein Konfigurationsprofil mit dem CardDAV-Account (in der App über Safari; am Computer als QR-Code). Der Link gilt einmal und zehn Minuten.
• Von Hand in Apple: Einstellungen → Kontakte → Accounts → Account hinzufügen → Andere → CardDAV-Account mit Server, Benutzername und Passwort. Die Erkennung läuft über /.well-known/carddav.
• Rechte: Jede Abfrage prüft deine Rechte neu. Du siehst nur Einträge und Eigenschaften, die du in Flowplan lesen darfst; verlierst du den Zugriff auf die Datenbank, liefert das Adressbuch nichts mehr.

#Kontakte aus dem LDAP-Verzeichnis

Ist ein LDAP-Verzeichnis eingerichtet (siehe Kontakte aus LDAP), übernehmen Bearbeiter einer Kontakte-Datenbank Personen daraus:

1. Kontakte → Aus LDAP importieren öffnet den Baum der Organisationseinheiten (OU) unter dem Basis-DN; Unter-OUs laden beim Aufklappen.
2. Eine OU wählen: rechts stehen die Personen darin (Suche: in der OU und allen darunter). Bereits übernommene sind markiert.
3. Personen ankreuzen und übernehmen – oder Ganze OU übernehmen (auch künftige): alle Personen der OU und ihrer Unter-OUs, neue kommen beim Abgleich dazu.
4. Zuordnung der Attribute (aufklappbar) legt fest, welches LDAP-Attribut welche Eigenschaft füllt; das erste Attribut mit Wert gilt. Standard:

Abgleich – nur Verzeichnis → Flowplan:

• Flowplan gleicht stündlich ab (einstellbar) und auf Kontakte → Jetzt abgleichen; das Menü zeigt das letzte Ergebnis.
• Eigenschaften aus dem Verzeichnis sind in Flowplan schreibgeschützt und mit LDAP markiert, die Kontaktkarte zeigt aus LDAP. Notizen, Tags und eigene Eigenschaften bleiben frei.
• Verschwindet ein Eintrag aus dem Verzeichnis, bleibt der Kontakt und bekommt den Tag Nicht mehr im Verzeichnis; taucht er wieder auf, verschwindet der Tag. Würde ein Lauf mehr als die Hälfte der Kontakte (mindestens fünf) als verschwunden markieren, bricht er ab – das ist eher eine falsche Konfiguration.
• Kontakte werden über entryUUID (OpenLDAP), objectGUID (Active Directory) oder nsUniqueId (389 DS) wiedergefunden, sonst über den DN – umbenannte oder verschobene Einträge behalten ihren Kontakt.
• Einer OU nicht mehr folgen: im Import-Dialog Nicht mehr folgen; die Kontakte bleiben.
• Importe stehen im Sicherheitsprotokoll der Administration.