Apps für iPhone, iPad und Android

#Android-App installieren und aktualisieren

Updates: Einmal am Tag schaut die App nach, ob es eine neue Version gibt, und fragt dann: Herunterladen lädt sie im Browser, die Datei öffnen und Aktualisieren installiert sie über die alte – Anmeldung, Profile und Einstellungen bleiben. Später fragt für diese Version erst nach einer Woche wieder. Neue Funktionen von Flowplan selbst kommen ohnehin über den Server, dafür braucht es kein App-Update.

Die Android-App lässt sich auch weiterhin weglassen: Flowplan lässt sich auf Android wie oben beschrieben als Web-App installieren.

Voraussetzungen: iPhone und iPad mit iOS/iPadOS 16.4 oder neuer (das Teilen-Fenster und die einstellbaren Widgets ab iOS 17), Android 8.0 oder neuer.

Wie die Desktop-App zeigen die mobilen Apps deine Flowplan-Instanz; alle Daten bleiben auf dem Server, neue Funktionen kommen ohne App-Update. Dazu kommt, was nur eine App kann:

• Mitteilungen: Erwähnungen, Kommentare, Aufgaben und Erinnerungen kommen als Mitteilung, die Zahl der ungelesenen steht am App-Symbol. Die App fragt nach dem ersten Anmelden einmal nach der Erlaubnis; ein Tipp öffnet die betroffene Seite. Welche Arten kommen, regelst du wie im Browser unter Einstellungen → Benachrichtigungen; dort prüft Testbenachrichtigung senden, ob Mitteilungen auf allen deinen Geräten ankommen, und sagt sonst, woran es liegt (mehr). Knöpfe haken eine Aufgabe ab, schieben sie auf morgen, beantworten einen Kommentar oder markieren ihn als gelesen – ohne die App zu öffnen.
• Widgets für den Home-Bildschirm (auf dem iPhone auch für den Sperrbildschirm), jedes mit eigenen Einstellungen – Aufgaben zum Abhaken, Termine, Zähler, Zeiterfassung und mehr; dazu Widgets für Administratoren.
• Live-Aktivitäten: Zeiterfassung, Fokus, Besprechung, Import/Export und Sprachnotiz auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island bzw. als laufende Mitteilung.
• Erfassen, Siri, Kontrollzentrum: Notizen, Aufgaben, Sprachnotizen und Fotos aus Widgets, Siri, Kontrollzentrum, App-Symbol und Android-Kacheln; Siri fragen, was fällig ist, eine Seite öffnen oder suchen.
• Fokus-Filter (iPhone, iPad): ein Profil oder Arbeitsbereich je Fokus, auf Wunsch ohne Mitteilungen der anderen.
• Teilen aus anderen Apps: Texte, Links, Fotos und PDFs aus jeder App direkt in den Eingang, eine Datenbank oder auf eine Seite.
• Scanner und Spotlight (iPhone, iPad): Dokumente als durchsuchbare PDFs scannen, deine Seiten und Aufgaben in der Suche des Telefons.
• Sprachnotizen in Seiten nimmt die App auf; auf iPhone und iPad werden sie auf dem Gerät selbst zu Text.
• KI auf dem Gerät (iPhone, iPad, optional): Schreibassistent und Zusammenfassungen mit Apple Intelligence, ohne dass der Text das Gerät verlässt; Apples Schreibtools im Editor.
• Kalender in Apple Kalender mit einem Konfigurationsprofil, statt CalDAV-Zugangsdaten abzutippen.
• Angemeldet bleiben und App-Sperre: Die App bleibt angemeldet, solange du sie oder ihre Widgets nutzt (Standard: 90 Tage ohne Nutzung, siehe Angemeldet bleiben). Auf Wunsch entsperrt sich Flowplan nur mit Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode – auf iPhone, iPad und Android, nach mehr als einer Minute im Hintergrund erneut.
• Zurück: Wischen vom linken Rand (iOS) bzw. die Zurück-Geste oder -Taste (Android) schließt zuerst, was gerade offen ist (Menü, Dialog, Seitenleiste), und geht dann eine Ebene nach oben: von einem Abschnitt der Einstellungen zur Übersicht, von einem Eintrag zur Datenbank, von einer Seite zur vorherigen Seite.
• Exporte und Downloads gehen in das Teilen-Menü des Systems (z. B. „In Dateien sichern“).
• Ohne Verbindung: Die App öffnet die Offline-Kopie des Profils, auch auf iPhone und iPad – siehe Offline in der App für iPhone und iPad.
• iPad und Tablets: alle Ausrichtungen, Split View, Slide Over und Stage Manager, mehrere Fenster, Hardware-Tastatur mit den Tastenkürzeln, die erscheinen, wenn du ⌘ hältst, Trackpad und Handoff zum Mac – siehe iPad: Fenster, Tastatur und Handoff. Mit dem Apple Pencil schreibst du in Notizbücher und Zeichenblöcke, zeichnest auf Whiteboards und schreibst auf PDFs (siehe PDFs anmerken) mit Druckstärke, während Finger die Fläche bewegen und eine aufliegende Hand keine Spuren hinterlässt; Doppeltippen und Drücken wechseln das Werkzeug, Scribble schreibt in jedes Textfeld (siehe Whiteboards). Die App erkennt deine Handschrift auf dem Gerät: Die Suche findet sie, und In Text umwandeln macht aus ausgewählten Strichen Text (siehe Handschrift erkennen).
• iPhone Duo: Auf- und Zuklappen während der Arbeit – die Seite bleibt, wie sie ist (kein Neuladen, dieselbe Stelle, der Text, den du gerade tippst) und ordnet sich neu: Telefon-Layout mit der unteren Leiste auf dem zugeklappten Display und auf dem aufgeklappten im Hochformat, die Seitenleiste auf dem aufgeklappten Display im Querformat. Inhalte bleiben frei von Statusleiste und Kamera am Rand des zugeklappten Displays. Auf dem aufgeklappten Display gibt es mehrere Fenster wie auf dem iPad (siehe unten); das zugeklappte hat eines. Den ganzen Bildschirm nutzt auf dem iPhone Duo eine App, die für iOS 27.1 oder neuer gebaut ist.

Außerdem:

• Beim ersten Start fragen sie nach der Adresse und schlagen https://app.flowplan.org vor. Sie akzeptieren nur echte Flowplan-Instanzen, die nicht auf eine andere Seite weiterleiten. Weitere Instanzen speicherst du als Profile. Abmelden und Profil entfernen in den App-Einstellungen (über Einstellungen → Benachrichtigungen → App-Einstellungen öffnen) meldet die App bei der Instanz des aktiven Profils ab und entfernt sie dort.
• Verwaltete Geräte (MDM/EMM): Über die verwaltete App-Konfiguration (iOS Managed App Configuration bzw. Android App Restrictions) gibt der Schlüssel server die Adresse der eigenen Instanz vor; die App schlägt sie beim ersten Start vor.
• Mit Passkey anmelden und Mit SSO anmelden öffnen das Anmeldefenster des Systems (iOS) bzw. einen Browser-Tab (Android); nach In der App anmelden übernimmt die App die Anmeldung. E-Mail und Passwort gehen direkt in der App: Mit E-Mail und Passwort öffnet das Formular.
• Passwort-Manager füllt nichts aus? Dann tippe zuerst auf Mit E-Mail und Passwort und unter dem Formular (oder beim Zwei-Faktor-Code) auf Im Browser anmelden. Die Anmeldung öffnet sich im selben Fenster wie bei Passkey und SSO; dort erkennt dein Passwort-Manager die Adresse deiner Instanz und füllt Passwort und Code aus. In der App selbst ordnet iOS gespeicherte Passwörter nur Adressen zu, die fest in der App eingetragen sind – bei selbst gehosteten Instanzen geht das nicht. Das braucht Flowplan 0.8.8 oder neuer; die App muss dafür nicht aktualisiert werden.
• Die Anmeldung über den Browser sowie Mitteilungen und Widgets (die App-Schnittstelle) brauchen Flowplan 0.4.0 oder neuer.
• Links zu anderen Seiten öffnen im Browser; ohne Verbindung zeigt die App eine eigene Seite und verbindet sich von selbst wieder.
• Flowplan erscheint im Teilen-Menü anderer Apps – auf iPhone und iPad als Flowplan, auf Android als In Flowplan speichern, siehe Teilen aus anderen Apps.

#Instanz im eigenen Netz ohne HTTPS

Beim ersten Start (oder unter Profil hinzufügen) gibst du die Adresse deiner Instanz ein. Ohne http:// davor nimmt die App immer HTTPS an. Eine reine http://-Adresse nimmt sie nur an, wenn die Instanz im lokalen Netz läuft – öffentliche Domains und Adressen brauchen immer HTTPS.

Auf iPhone und iPad erlaubt iOS unverschlüsselte Verbindungen nur zu IP-Adressen, Namen ohne Punkt und .local-Namen. Für eine Instanz unter flowplan.lan gibst du dort die IP-Adresse ein (http://192.168.1.20:3000) – oder richtest HTTPS ein. Die App sagt das beim Verbinden, statt eine leere Seite zu zeigen. Beim ersten Verbinden fragt iOS außerdem, ob Flowplan auf Geräte im lokalen Netz zugreifen darf: Erlauben tippen.

Sobald eine http://-Adresse im Feld steht, warnt die App vor dem Verbinden:

• Passwörter und alle Inhalte gehen unverschlüsselt durchs Netz. Das ist nur in einem Netz in Ordnung, dem du vertraust.
• Ohne HTTPS fehlen Passkeys, verschlüsselte Bereiche, Sprachnotizen in Seiten und auf Android die Offline-Kopie (auf iPhone und iPad hält die App die Offline-Kopie selbst, sie funktioniert auch so).
• Mitteilungen kommen von einer Instanz, die nur im lokalen Netz erreichbar ist, meist nicht an: Das Push-Relay muss die Instanz aus dem Internet erreichen.

Für den echten Betrieb richte HTTPS ein, siehe Ohne HTTPS. Mit einem Tailscale-Namen (*.ts.net) bekommst du HTTPS auch ohne öffentliche Domain.

#Eigene Zertifikate

Nutzt deine Instanz ein selbstsigniertes Zertifikat oder eine eigene Zertifizierungsstelle (CA), installierst du das CA-Zertifikat am besten auf dem Gerät:

• iPhone/iPad: Lade es (z. B. in Safari oder per AirDrop), installiere es unter Einstellungen → Allgemein → VPN und Geräteverwaltung und schalte unter Einstellungen → Allgemein → Info → Zertifikatsvertrauenseinstellungen das volle Vertrauen ein. iOS verlangt den Servernamen im Feld „Alternativer Name“ (subjectAltName) und höchstens 825 Tage Gültigkeit.
• Android: Einstellungen → Sicherheit → Verschlüsselung und Anmeldedaten → Zertifikat installieren → CA-Zertifikat. Die App vertraut Zertifizierungsstellen, die du selbst installiert hast.

Ohne installiertes Zertifikat zeigt die App beim Verbinden Aussteller, Gültigkeit und SHA-256-Fingerabdruck. Auf Android kannst du dann Diesem Zertifikat vertrauen wählen: Die App vertraut genau diesem Zertifikat, nur für diese Instanz. Ändert es sich, lädt die App nichts und fragt erneut; entfernen kannst du es in den App-Einstellungen. Die Offline-Kopie funktioniert auf Android nur mit installierter Zertifizierungsstelle, nicht mit einem so bestätigten Zertifikat. Auf iPhone und iPad erklärt die App, wie du das Zertifikat installierst. Ab App-Version 1.0.12.

#Profile in den mobilen Apps

Auch die Apps für iPhone, iPad und Android merken sich mehrere Instanzen als Profile:

• Wechseln: in den App-Einstellungen unter Profile auf ein Profil tippen, oder langes Drücken auf das App-Symbol → Profil wechseln (auf dem iPhone, solange du abgemeldet bist). Dieselbe Liste erscheint auf der Offline-Seite.
• Vor der Anmeldung: unten auf der Anmelde- und Registrierungsseite (auch bei „Passwort vergessen“, beim Zwei-Faktor-Code und beim neuen Passwort) steht Anderer Server? Profil wechseln. Abbrechen (auf Android auch die Zurück-Taste) bringt dich zurück auf die Seite.
• Falsche Adresse: Ein Profil, das noch nie angemeldet war, kannst du im Profil-Bildschirm mit Adresse ändern korrigieren oder mit Profil entfernen löschen. Antwortet unter der Adresse kein Flowplan, zeigt die App ihre eigene Seite mit Erneut versuchen und Profil wechseln.
• Hinzufügen: App-Einstellungen → Profil hinzufügen, Adresse und optional einen Namen eintragen. Ist für die Adresse schon ein Profil gespeichert, wechselt die App einfach dorthin – je Instanz gibt es ein Profil.
• Umbenennen: in den App-Einstellungen bei einem Profil auf Umbenennen tippen.
• Entfernen: Abmelden und Profil entfernen gilt für das aktive Profil; danach wird das nächste Profil aktiv.

Mitteilungen, Widgets, Live-Aktivitäten, die Zahl am App-Symbol und die laufende Zeiterfassung gehören immer zum aktiven Profil. Beim Wechsel meldet die App das Gerät bei der bisherigen Instanz für Mitteilungen ab; die Anmeldung dort bleibt erhalten, sodass du beim Zurückwechseln weiterhin angemeldet bist. Was die App für ein Profil speichert (das Geräte-Token für Widgets, die letzte Übersicht), liegt getrennt im Schlüsselbund bzw. Keystore und geht nie an eine andere Instanz. Eine bisher eingerichtete Adresse wird nach dem Update zum ersten Profil.

#Was die App auf der Instanz hinterlegt

Nach dem Anmelden meldet sich die App bei der Instanz an: Der Eintrag gehört zu dieser Anmeldung; meldest du dich auf dem Gerät neu an, geht er auf die neue Sitzung über. Er verschwindet mit dem Abmelden, dem Entfernen unter Angemeldete Geräte oder dem Löschen des Kontos. Mit dem Geräte-Token lesen Widgets, Live-Aktivitäten und Kurzbefehle im Hintergrund nur, was du auch in Flowplan sehen darfst – in kleinen Antworten von höchstens zehn Einträgen je Widget – und führen ihre Knöpfe aus (Aufgabe oder Gewohnheit abhaken, Timer starten/stoppen, als gelesen markieren, Erfasstes sichern) – ebenso die Knöpfe an Mitteilungen, die nur die Mitteilung nennen: worauf sie wirken, weiß die Instanz. Auch das Teilen-Fenster und der Scanner sichern damit, und Spotlight liest damit Seitentitel und offene Aufgaben. Für Mitteilungen hinterlegt die App ein Token des Push-Relays (die Instanz speichert es nur verschlüsselt) und einen öffentlichen Schlüssel; den privaten behält sie im Schlüsselbund bzw. Keystore. Mitteilungen kommen damit Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Relay, Apple und Google sehen ihren Inhalt nicht, erst die App entschlüsselt ihn. Ältere App-Versionen bekommen sie über den Push-Dienst von Expo – dort steht wie bei Web-Push nur, dass etwas Neues im Posteingang liegt. Betreiber können Mitteilungen abschalten oder ihren Text auch über Expo mitschicken, siehe Konfiguration. Ein Fokus-Filter, der Mitteilungen ausblendet, hinterlegt dort eine Regel für dieses Gerät: welcher Arbeitsbereich ihm noch Mitteilungen schicken darf, höchstens für einen Tag.