Aufgaben in Dokumenten

#Aufgaben mit Person und Datum

Eine Aufgabe (/todo oder [] + Leerzeichen) mit einer Erwähnung wie @Anna ist Anna zugewiesen: Sie bekommt eine Benachrichtigung und findet die Aufgabe unter Meine Aufgaben in der Seitenleiste. Ein Datum setzt du, während der Cursor in der Aufgabe steht, mit dem Kalender-Knopf in der Werkzeugleiste oder über das Textmenü (Text markieren oder Rechtsklick → Fälligkeit). Das Datum erscheint als Chip rechts in der Zeile (heute hervorgehoben, überfällig rot); ein Klick darauf ändert es oder entfernt es mit Datum entfernen. Eine neue Aufgabe per Enter beginnt ohne Datum.

Meine Aufgaben sammelt alle Aufgaben, die dir gegeben wurden, deine eigenen Aufgaben mit Datum und alle Aufgaben aus deinen Journalen (auch ohne @Name und ohne Datum) – gruppiert nach Überfällig, Heute, Nächste 7 Tage, Später und Ohne Datum. Darunter folgen unter Aus anderen Arbeitsbereichen deine Aufgaben aus den übrigen Arbeitsbereichen, je Arbeitsbereich; ein Klick auf die Seite wechselt dorthin. Abhaken und Datum ändern wirkt direkt im Dokument, auch bei anderen, die es gerade geöffnet haben. Am Fälligkeitstag kommt morgens eine Erinnerung; die Zahl neben „Meine Aufgaben“ zeigt, wie viele heute fällig oder überfällig sind.

Eigene Aufgaben ohne Dokument: Oben in Meine Aufgaben steht das Feld Aufgabe hinzufügen … – Text eingeben, Enter, fertig. Die Aufgabe landet auf deiner eigenen Seite Aufgaben, die Flowplan beim ersten Mal in deinem privaten Bereich des Arbeitsbereichs anlegt (hast du noch keinen, entsteht ein privater Bereich „Privat“). Die Kurzschreibweise der Schnellerfassung gilt auch hier: „Steuer abgeben morgen“ oder „Zahnarzt anrufen Freitag“ setzen das Datum. @Name vergibt die Aufgabe nur an jemanden, der die Seite öffnen kann – deine Seite ist privat, deshalb bleibt der Name sonst im Text und ein Hinweis sagt warum; Aufgaben für andere schreibst du in ein Dokument, das ihr beide seht. Die Seite ist eine ganz normale Seite: Du findest sie in der Seitenleiste, kannst sie umbenennen oder verschieben, und ihre Aufgaben können alles, was Aufgaben können (Status, Strg/⌘L, Erinnerung am Fälligkeitstag, Widgets, Siri und Spotlight). Löschst du sie, legt die nächste Aufgabe eine neue an. Gäste und Mitglieder mit Leserechten sehen das Feld nicht.

Filter: Alle / Aus Dokumenten & Datenbanken / Eigene schränkt die Liste ein – Eigene zeigt nur die Aufgaben deiner Seite „Aufgaben“. Die Wahl merkt sich das Gerät. Seite „Aufgaben“ öffnen springt zur Seite.

Neue Aufgaben: Gibt dir jemand eine Aufgabe, steht neben „Meine Aufgaben“ in der Seitenleiste eine blaue Zahl (auf dem Handy auf Navigation), bis du „Meine Aufgaben“ öffnest; dort tragen die neuen Aufgaben ein kleines Neu, solange die Ansicht offen ist. Die helle Zahl daneben zählt wie bisher, was heute fällig oder überfällig ist.

#Status einer Aufgabe

Eine Aufgabe hat einen von fünf Status, wie in Obsidian: Offen [ ], In Arbeit [/] (halb gefülltes Kästchen), Erledigt [x], Abgebrochen [-] (graues Kästchen mit ×, durchgestrichen) und Verschoben [>] (Kästchen mit →).

• Ein Klick auf das Kästchen hakt die Aufgabe wie bisher ab oder öffnet sie wieder; eine Aufgabe in Arbeit wird mit einem Klick erledigt.
• Rechtsklick auf das Kästchen (auf Tablet und Handy: lange drücken) öffnet ein kleines Menü mit allen fünf Status.
• ⌘/StrgL macht aus der Zeile mit dem Cursor eine Aufgabe; auf einer Aufgabe wechselt es den Status: offen → in Arbeit → erledigt → offen. Abgebrochene und verschobene Aufgaben werden wieder offen. Sind mehrere Zeilen markiert, bekommen alle den nächsten Status der ersten. In einer Aufzählung oder nummerierten Liste wird nur die Zeile zur Aufgabe; die Liste wird dort geteilt.
• In Arbeit und Verschoben zählen als offen: Sie stehen unter Meine Aufgaben (mit ihrem Status), in den Widgets der App, bekommen die Erinnerung am Fälligkeitstag und ziehen im Journal auf den nächsten Tag um. Abgebrochen zählt als abgeschlossen, aber nicht als erledigt: Die Aufgabe verschwindet aus „Meine Aufgaben“, zieht nicht um und erscheint im Rückblick des Journals nicht bei den erledigten Aufgaben.
• Abhaken unter Meine Aufgaben oder in einem Widget macht eine Aufgabe in Arbeit zu einer erledigten.
• Ältere Apps und Desktop-Versionen zeigen die Status als abgehakt (erledigt, abgebrochen) oder offen (alle anderen).