Posteingang und Benachrichtigungen

#Posteingang

Der Posteingang sammelt:

• Erwähnungen,
• Kommentare, die dich betreffen (siehe unten), und Antworten in Textkommentaren, an denen du beteiligt bist,
• Datums-Erinnerungen,
• Kommentare und Einträge von Gästen über Freigabelinks,
• mit dir geteilte Seiten und Arbeitsbereiche,
• Änderungen an Seiten, denen du folgst (eigene Seiten folgst du beim Anlegen automatisch; die Glocke oben rechts schaltet das Folgen um, auf dem Telefon Folgen im Menü ⋯),
• Meldungen aus Automationen.

#Wer von Kommentaren erfährt

Ein neuer Kommentar – auf einer Seite, an einem Datenbankeintrag oder als neuer Textkommentar – benachrichtigt nicht den ganzen Arbeitsbereich, sondern nur:

• wer der Seite folgt (wer eine Seite anlegt, folgt ihr automatisch; bei einem Eintrag: wer der Datenbank folgt),
• die Besitzerin oder den Besitzer der Seite,
• bei einem Eintrag: wer ihn angelegt hat und die Personen in seinen Personen-Eigenschaften (etwa Zugewiesen),
• wer auf derselben Seite bzw. demselben Eintrag schon kommentiert hat,
• wer im Kommentar mit @ erwähnt wird – bei Seiten- und Eintragskommentaren mit vollem Namen oder E-Mail-Adresse (@Anna Berg). Wer erwähnt wird und ohnehin dazugehört, bekommt nur eine Benachrichtigung, die Erwähnung.

Antworten in einem Textkommentar erreichen alle, die in diesem Thread schon geschrieben haben, und die darin Erwähnten. Nie benachrichtigt werden die verfassende Person selbst und wer die Seite oder den Eintrag nicht sehen darf. Wer bei einer Seite mitlesen will, folgt ihr über die Glocke.

Standardmäßig kommt, was dich direkt betrifft – Erwähnungen, geteilte Seiten, Kommentare, Erinnerungen –, im Posteingang, als Push, per E-Mail und in verbundenen Chat-Apps. Gastkommentare kommen ohne E-Mail und ohne Chat-App. Änderungen an Seiten, denen du folgst, und Automationen landen nur im Posteingang, damit nicht jede kleine Bearbeitung eine Mitteilung oder Mail auslöst. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen lässt sich das je Art und Kanal ändern; Auf Standard zurücksetzen stellt den Ausgangszustand wieder her.

Aufbewahrung: Gelesene Benachrichtigungen werden nach 90 Tagen gelöscht, ungelesene nach einem Jahr; je Person bleiben höchstens die neuesten 1.000. Der Posteingang zeigt die neuesten 100.

Für Administratoren: Sicherheitsvorfälle der Instanz. Admins sehen bei den Benachrichtigungsarten eine eigene Zeile Sicherheitsvorfälle der Instanz: was die Erkennungsregeln auf der ganzen Instanz finden (Passwort-Raten, neue Adminrechte, Abtasten …). Jeder Admin stellt selbst ein, wie die Vorfälle ankommen – Posteingang, Push, E-Mail und Chat-Apps sind standardmäßig an – und welche: Alle Vorfälle (Standard) oder Nur kritische. Die Auswahl gilt für alle Kanäle dieser Art; unter Administration → Angriffe & Vorfälle erscheint jeder Vorfall trotzdem. Ein Klick oder Tipp auf die Mitteilung öffnet die Seite des Vorfalls. Die Zeile Sicherheitshinweise betrifft nur das eigene Konto (neue Anmeldung, falsche Journal-PIN, abgeschaltete Chat-App); wer dort vor dem Update Kanäle ausgeschaltet hatte, hat sie für Sicherheitsvorfälle ebenfalls aus. Andere Personen sehen die Zeile nicht.

Ungelesenes ist markiert und lässt sich filtern. Ein Klick öffnet die Stelle, bei Textkommentaren direkt den Thread. Mitteilungen ohne Seite führen an ihren Ort in der App: ein Sicherheitsvorfall auf seine Seite unter Administration → Angriffe & Vorfälle, eine neue Anmeldung zu den angemeldeten Geräten, eine abgeschaltete Chat-App zu ihren Verbindungen – auch beim Tipp auf die Push-Mitteilung und über den Link in E-Mail und Chat-App.

#Benachrichtigungen von Workflows

Workflows melden sich über zwei eigene Arten, die du unter Einstellungen → Benachrichtigungen je Kanal abschalten kannst: Nachrichten von Workflows (was ein Workflow verschickt) und Fehler, Pausen und Freigaben von Workflows – so verpasst du keine Freigabe, wenn du die Nachrichten stummschaltest. Eine Freigabe-Benachrichtigung öffnet die Workflow-Seite mit dem Reiter Freigaben.

#E-Mail

Ist auf der Instanz ein Mailserver eingerichtet, kommen ungelesene Benachrichtigungen nach zehn Minuten als Zusammenfassung per E-Mail – eine Mail für alles, was sich angesammelt hat, jede Benachrichtigung höchstens einmal. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen lässt sich die Spalte E-Mail je Art ein- und ausschalten. Einladungen in einen Arbeitsbereich und mit dir geteilte Seiten kommen sofort per E-Mail.

#Wöchentliche Zusammenfassung

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Wöchentliche Zusammenfassung bestellst du eine E-Mail, die jeden Montag um 7 Uhr in deiner Zeitzone kommt (gespeichert wird die Zeitzone deines Browsers beim Einschalten):

• Geändert in Seiten, denen du folgst – mit Arbeitsbereich und wer geändert hat (Änderungen der letzten sieben Tage, nur von anderen),
• Überfällige Aufgaben und Offene Aufgaben – wie in Meine Aufgaben, über alle Arbeitsbereiche.

Mit kurzer KI-Zusammenfassung der Änderungen (nur sichtbar, wenn KI für dich eingeschaltet ist) stellt der Liste ein paar Stichpunkte voran. Die KI liest dafür nur Seiten, die sie für dich lesen darf, mit deinem KI-Anbieter. Ist KI aus oder schlägt die Anfrage fehl, kommt die E-Mail als einfache Liste. Gibt es in einer Woche nichts zu berichten, kommt keine E-Mail. Die Zusammenfassung braucht einen eingerichteten Mailserver.

#Push-Benachrichtigungen

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen:

Push-Nachrichten öffnen die betroffene Seite. Auf dem Sperrbildschirm erscheinen keine Dokumentinhalte.

Abmelden, Sitzungsende oder eine Kontosperre beenden das Push-Abonnement; nach dem nächsten Anmelden bei Bedarf wieder aktivieren.

In den Apps für iPhone, iPad und Android kommen Mitteilungen über die App: Sie fragt nach dem ersten Anmelden nach der Erlaubnis, die Zahl der ungelesenen steht am App-Symbol. Benachrichtigungsarten gelten dort genauso. Diese Mitteilungen sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und zeigen deshalb ihren Text – Relay, Apple und Google lesen ihn nicht mit, siehe Push-Relay.

#Testbenachrichtigung

Einstellungen → Benachrichtigungen → Testbenachrichtigung senden schickt sofort eine Mitteilung „Testbenachrichtigung – alles funktioniert.“ an alle deine Push-Ziele: jeden Browser mit aktiviertem Push und jede App mit erlaubten Mitteilungen. Sie geht denselben Weg wie jede Benachrichtigung – Web-Push, Push-Relay oder Expo –, legt aber nichts im Posteingang ab. Ein Tipp darauf öffnet diese Einstellungen.

Nach höchstens zehn Sekunden steht darunter je Gerät, über welchen Kanal es ging (Relay · Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Expo oder Web Push) und was passiert ist:

• Zugestellt – an Apple, Google oder den Push-Dienst des Browsers übergeben. Kommt trotzdem nichts an, liegt es am Gerät: Mitteilungen für Flowplan erlaubt? Ist ein Fokus aktiv, steht das dabei.
• Registrierung abgelaufen – die App einmal öffnen, sie meldet sich neu an. Beim abgelaufenen Abonnement eines Browsers dort Push erneut aktivieren.
• Benachrichtigungen ausgeschaltet – in der App bzw. den Systemeinstellungen des Geräts erlauben.
• Push-Relay nicht eingerichtet, nicht erreichbar oder Instanz nicht verifiziert – das betrifft die Instanz, nicht dein Gerät; die Meldung nennt den Grund (z. B. PUSH_RELAY=off, APP_URL ohne HTTPS, /.well-known/flowplan-push nicht erreichbar). Siehe Konfiguration.
• Keine Geräte registriert – Push oben aktivieren oder die App öffnen und Mitteilungen erlauben.

Der Test geht nur an deine eigenen Geräte, ungeachtet der Benachrichtigungsarten und eines Fokus-Filters – Erlaubnis und Fokus des Geräts selbst gelten weiter. Höchstens fünf Tests in zehn Minuten. Tokens oder Schlüssel zeigt das Ergebnis nie; Administratoren sehen zusätzlich eine Diagnosezeile mit Relay-Adresse, ob /.well-known/flowplan-push aktiv ist, und der Adresse der Instanz (APP_URL).

#Chat-Apps

Statt (oder neben) Push und E-Mail kommen Benachrichtigungen sofort in einer Chat-App an: Telegram, Gotify, ntfy oder Matrix. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Chat-Apps verbindest du je Dienst ein Ziel; welche Arten dort ankommen, stellst du in der Karte Benachrichtigungsarten in der Spalte Chat-Apps ein. Standardmäßig sind das Erwähnungen, geteilte Seiten, Kommentare, Erinnerungen und Sicherheitshinweise – Gastkommentare, Änderungen an Seiten, denen du folgst, und Automationen nicht. Was im Posteingang ausgeschaltet ist, kommt auch nicht in der Chat-App an.

Testnachricht senden schickt sofort eine Nachricht und zeigt das Ergebnis: angekommen, Zugangsdaten abgelehnt (HTTP 401), Nicht gefunden (HTTP 404) (Adresse, Thema, Raum oder Chat-ID), Server nicht erreichbar oder Interne Adressen sind gesperrt. Ändern übernimmt neue Angaben; ein leeres Token-Feld behält das gespeicherte Token. Trennen löscht die Verbindung mit ihren Zugangsdaten.

Was in der Nachricht steht: wie bei Push die Art, ein kurzer Auszug der Benachrichtigung und ein Link zur Stelle. Mit Text mitschicken aus kommt nur „Neue Benachrichtigung in Flowplan“ mit dem Link. Benachrichtigungen aus Ende-zu-Ende-verschlüsselten Bereichen kommen immer ohne Inhalt. Tokens oder andere Geheimnisse stehen nie in einer Nachricht.

Zugangsdaten (Bot-, App- und Zugriffstokens, Passwörter) speichert Flowplan nur verschlüsselt wie andere gespeicherte Geheimnisse und zeigt sie nie wieder an – nur „Token gesetzt (…abcd)“. Verbinden und Trennen erscheinen unter Einstellungen → Sicherheitscheck → Anmeldungen & Änderungen.

Zustellung: Nachrichten gehen über eine Warteschlange wie Push und E-Mail. Antwortet der Dienst nicht, versucht Flowplan es mit wachsenden Pausen erneut und gibt nach sechs Versuchen auf; bremst der Dienst (HTTP 429), wartet Flowplan so lange wie verlangt. Pro Ziel gehen höchstens 20 Nachrichten pro Minute hinaus. Was du in der App schon gelesen hast, wird nicht mehr geschickt. Lehnt der Dienst ein Ziel dreimal hintereinander ab (401/403/404 oder eine gesperrte interne Adresse), schaltet Flowplan es aus und sagt dir im Posteingang Bescheid; Wieder einschalten nimmt es nach der Korrektur wieder in Betrieb.

Für Administratoren: Der Schalter Betriebswarnungen schickt fehlgeschlagene Backups, vollen Speicher, Fehler von Hintergrunddiensten und viele fehlgeschlagene Anmeldungen (höchstens einmal am Tag je Warnung) an deine Chat-Apps – auch ohne Webhook unter Überwachung. Sicherheitsvorfälle kommen über die Zeile Sicherheitsvorfälle der Instanz der Benachrichtigungsarten, nicht doppelt.

Welche Dienste und Server erlaubt sind, bestimmt die Administration (Administration → Chat-Apps).